Facturación electrónica en España: se conocen los primeros detalles de la nueva obligación

En septiembre de 2022, el legislador español publicó una ley para fomentar la creación y el crecimiento empresarial. Esta ley -que no es un reglamento tributario ni mucho menos un reglamento del IVA- indicaba que el objetivo era hacer obligatoria la facturación electrónica entre empresas o profesionales. No se ha dicho mucho oficialmente sobre el asunto, que ha causado un gran revuelo en España. Hubo noticias de una inminente nueva regulación de facturas, pero ninguna regulación que explicara los detalles de esta nueva obligación.

En junio de 2023 se publicó un borrador del tan esperado reglamento. Aunque se encuentra en fase de consulta pública, no se puede descartar que se introduzcan algunos cambios, la publicación del documento hace que empecemos a entender cuáles son las intenciones del legislador español y cuál es el fin del uso de este nueva factura electrónica. Obligatorio.

En primer lugar, implica que esta obligación afecta a la factura cuando tanto las empresas como los profesionales (B2B) estén establecidos o establecidos en territorio español. Es decir, si el emisor o destinatario de la factura no es una empresa o profesional español, no se aplica la nueva responsabilidad de la facturación electrónica. Esto significa que una vez creado el sistema, las facturas estarán accesibles en varias plataformas públicas y privadas españolas. Obligar a empresas no residentes a acceder a España parece una complicación innecesaria.

La nueva obligación de facturación electrónica no se aplica a las ‘facturas simplificadas’. Es importante señalar que este tipo de factura es habitual en transacciones B2C, pero también es posible emitirlas en transacciones B2B en España, siempre que no superen determinados importes.

En relación con los sitios de facturación antes mencionados, su cometido será emitir facturas a sitios privados que deseen prestar este servicio, pero, sobre todo, canjearlas. Las plataformas deben ser lugares que actúen como repositorio de facturas, que puedan vincularse entre sí y que sean accesibles para acceder a las facturas electrónicas. Este trabajo de intercambio también está disponible a través de una plataforma pública proporcionada por la administración española. En el caso de utilizar una plataforma de facturación privada, siempre se deberá enviar una copia de la factura a la plataforma pública.

En cuanto al formato de factura electrónica, y sin entrar en demasiados detalles técnicos, los formatos aceptados son XML, UBL, mensajes EDIFACT y el sistema ‘Facturae’ que parece ser la opción preferida de gestión. Sistema de facturación electrónica de facturas emitidas a organismos públicos (B2G) en España desde hace muchos años. La administración española tiene la infraestructura para este formato de factura, por lo que es su sistema preferente y obligatorio en el uso de la plataforma pública. Sin embargo, cualquier proveedor de facturación electrónica puede convertir facturas de un formato a otro.

El legislador español añade un requisito adicional, que es la firma electrónica de cada factura. Esto parece ser una extralimitación legislativa en la definición armonizada de facturación electrónica que veremos con el programa IVA en la Era Digital (ViDA) de la Comisión Europea. Por lo tanto, no está descartado que la obligación de firma electrónica finalmente se elimine. Sin embargo, parece ser un requisito obligatorio por ahora.

Los destinatarios de las facturas deben informar el estado de sus facturas. Para ello, se proponen los siguientes estados obligatorios: Aceptado, Rechazado y Pagado, con la posibilidad de añadir otros estados, como aceptación o pagos parciales, si se desea.

El contenido obligatorio de las facturas permanece sin cambios. Incluso si las partes acuerdan voluntariamente agregar ciertas especificaciones, el contenido mínimo de la factura sigue siendo el mismo.

En cuanto a la entrada en vigor de esta nueva obligación, se producirá un año después de la aprobación de la normativa para empresas y profesionales con una facturación anual superior a 8 millones de euros (aproximadamente 8,7 millones de dólares), y para el resto de empresas y profesionales, dos años después de la aprobación.

Actualmente solo contamos con un borrador para desarrollo normativo y se encuentra en proceso de consulta pública. En el mejor de los casos, entrarán en vigor a finales de 2024 y 2025 respectivamente. No obstante, dado que España se encuentra inmersa en un proceso electoral nacional, estos plazos se retrasarán, lo que acercará a VIDA al plazo previsto por la Comisión Europea para su entrada en vigor. Tarde, no se puede descartar.

Aunque se han despejado algunas dudas sobre el contenido de la obligación de factura electrónica en España, el calendario de su implantación sigue siendo incierto.